Le séminaire d’entreprise est une pratique primordiale pour pouvoir discuter en interne de sujets pertinents, dans un cadre beaucoup plus commode et bien confortable. C’est le moyen le plus utilisé pour fédérer les personnes qui travaillent pour le compte d’une même organisation. Dans une plus large portée, cette convention permet, notamment de rester en contact avec les clients, les associés et les partenaires cibles. Cet article vous montre justement quelles sont les étapes essentielles pour organiser un séminaire d’entreprise, afin de faire de votre événement un succès.
📍 Récap de l'article
Bien déterminer quels sont les objectifs et les personnes concernées par le séminaire d’entreprise
Avant toute chose, il est nécessaire de bien déterminer les objectifs et les participants au séminaire d’entreprise. Par exemple, pour renforcer les liens et la synergie entre les employeurs et les salariés, vous pouvez organiser un séminaire d’entreprise interne qui inclut un thème ou plusieurs en même temps :
- des programmes de conférence,
- des activités de team building,
- des renforcements des compétences professionnelles,
- la gestion des valeurs de la société,
- l’amélioration de l’intelligence émotionnelle, etc.
Toutes ces initiatives rapprochent et harmonisent les relations au sein des différentes équipes et départements, tout en améliorant les compétences au travail de chacun. Quoi qu’il en soit, le mieux est d’opter pour des sujets qui suscitent la curiosité et l’intérêt des participants. Cette stratégie contribue à la participation et à l’engagement.
Après avoir fixé les objectifs et la liste des personnes concernées, l’étape suivante consiste à fixer le planning, la date et le lieu du séminaire, le nombre de jours et les horaires de l’événement. Il est conseillé de choisir si possible des jours ouvrables, plutôt que d’accaparer le week-end (ce sont des jours de repos où les gens profitent de leur famille). Sinon, il est également possible de faire le séminaire en une journée.
Établir les équipements, matériels et budgets nécessaires au séminaire d’entreprise
Sur la base des sujets et de la séquence du programme préparés, il faut prévoir tous les éléments d’équipement et de matériel adéquats. La société peut décider de les acheter ou de les louer. Les plus courants sont les ordinateurs portables, les papeteries (bloc-notes, post-it…) tableaux à feuilles mobiles, documents de support et vidéoprojecteur. En passant, vous pouvez voir un conseil pratique sur Focuslight pour choisir votre vidéoprojecteur. Ce dernier consiste un matériel essentiel pour tout séminaire d’entreprise, puisqu’il permet à ce que tous les participants puissent bien suivre le déroulement des thématiques abordés durant l’événement. Choisissez un modèle de vidéoprojecteur puissant et un large écran de projection, surtout pour les grands espaces de séminaire.
D’autre part, il peut être utile de prévoir une connexion Internet. Elle sert à apporter plus de preuves et de diverses informations, en appui de ce qui a été présenté par les orateurs.
Prévoyez entre autres des micros (pour éviter les imprévus de défectuosité), des chaises confortables et de larges tables pour plusieurs personnes. Une fois que tout est bien organisé, les organisateurs peuvent désormais passer à l’élaboration du budget nécessaire. Vous pourrez aussi avoir besoin d’une assurance spécifique pour trouver des arrangements convenables aux éventuelles détériorations d’équipements et aux accidents.
Communiquer sur l’événement et faire au moins une séance de répétition technique
Une fois que tout est bien préparé, les organisateurs de séminaire d’entreprise doivent communiquer de manière efficace sur l’événement à venir. Une première communication se fait en amont, avec chaque département d’entreprise. Ce sont autour de ces départements de passer l’information à ses employés respectifs.
Une invitation officielle peut être distribuée si nécessaire. Celle-ci inclut un aperçu descriptif des programmes qui vont être abordés. Une coordination parfaite entre les différents services est cruciale pour s’assurer que tout le monde a reçu les informations que les organisateurs ont relayées
Présentateur, animateur et responsable du séminaire devront connaître à l’avance le nombre total de participants. Par ailleurs, il est recommandé de faire au moins une répétition technique avant le jour du séminaire. L’objectif est de bien vérifier que tout est en place et que tout fonctionne parfaitement.
En dernier lieu, assurez-vous que l’intégralité des présentations visuelles a été testée à l’avance. Petite astuce : prévoyez une petite collation à la fin du séminaire d’entreprise. Ce sera une occasion parfaite pour tout le monde d’enclencher les discussions et les rencontres dans un cadre propice à la détente.
