Une solution efficace consiste à organiser un Séminaire hybride, dont la tendance est croissante ces derniers temps, car elle offre une flexibilité sans précédent aux organisateurs et aux participants. Grâce à sa structure mixte qui combine des aspects traditionnels avec une connexion virtuelle pour assurer une communication fluide entre les personnes impliquées sans se soucier des contraintes générées par la pandémie actuelle.
Cet article explorera cinq raisons expliquant pourquoi il peut être judicieux d’organiser un séminaire hybride plutôt qu’une réunion traditionnelle ou virtuelle seule, afin que vous puissiez décider si cette solution est appropriée pour l’organisation de votre prochaine, conférence ou réunion.
📍 Récap de l'article
Les avantages du Séminaire Hybride :
1) Flexibilité et économie de temps et d’argent.
Un des principaux avantages du Séminaire hybride est que vous pouvez réunir des participants à la fois physiquement et virtuellement. Ce qui peut être très bénéfique pour les entreprises ou organisations qui cherchent à économiser le temps et l’argent en limitant leurs frais de déplacement. De plus, il offre aux organisateurs une grande flexibilité, car ils peuvent adapter les règles et les procédures selon leurs besoins spécifiques.
2) Augmentation de la participation des participants.
Ils permettent aux participants de participer depuis n’importe quel endroit avec un accès Internet stable, ce qui signifie qu’ils n’ont pas à se déplacer pour assister à la conférence ou réunion. Cette commodité permet aux participants d’être plus engagés durant l’ensemble du séminaire et d’être disponibles pour poser des questions importantes sans craindre de devoir prendre un vol retardataire.
3) Plus grande portée et visibilité à l’international :
Lorsque vous organisez un Séminaire Hybride, vous augmentez considérablement votre potentiel de portée internationale en donnant aux personnes partout dans le monde la possibilité d’assister au séminaire depuis chez elles sans avoir besoin de voyager ni payer autant. Cela permet également aux organisateurs d’avoir une meilleure visibilité sur le marché international grâce à son audience plus large et diversifiée que celle obtenue par un format traditionnel ou virtuel seul.
4) Possibilités technologiques accrues pour le partage de contenus en direct et en différé :
La technologie moderne offrant des options innovantes comme les flux audio/vidéo haute qualité, le streaming en direct, le partage d’écran et les outils de collaboration à distance permettent aux organisateurs de créer des séminaires hybrides interactifs avec du contenu riche, ce qui permet aux participants d’avoir une vue plus complète du sujet abordé. De plus, ces outils permettent aussi aux organisateurs de capturer des données précieuses pour l’amélioration future des séminaires hybrides.
Comment organiser un Séminaire Hybride ?
Organiser un Séminaire Hybride peut être un processus long et fastidieux si vous n’avez pas la bonne expertise. Il est important que les organisateurs disposent d’un plan détaillant toutes les étapes pratiques et logistiques nécessaires à sa mise en œuvre ainsi qu’une connaissance approfondie des systèmes audiovisuels modernes afin de garantir une expérience optimale tant pour eux-mêmes que pour leurs participants. Par conséquent, il est recommandé aux organisateurs qui souhaitent organiser un Séminaire Hybride à trouver une agence experte en organisation d’évents ou bien faire appel à des professionnels spécialisés pour obtenir l’aide dont ils ont besoin.
Quelques exemples de plateformes adéquates :
• Zoom
• Microsoft Teams
• Adobe Connect
• Web ex Events
• Google Hangouts Meet
Quel est le prix moyen de ces plateformes ?
Le prix des plateformes varie en fonction du nombre de participants et des fonctionnalités offertes. Pour Zoom, par exemple, le coût mensuel est compris entre 14 $/mois pour un maximum de 100 participants et 18 $/mois pour un maximum de 500 participants.
Microsoft Teams propose quant à elle une tarification unique à 5 €/utilisateur par mois. Adobe Connect propose également plusieurs options tarifaires allant de 39 $/mois jusqu’à $ 199/mois tandis que Webex Events propose des plans à partir de 24 $/mois jusqu’à 49 $/mois. Enfin, Google Hangouts Meet propose un plan gratuit avec une capacité maximale d’accueil de 100 personnes et un plan payant qui permet d’accueillir jusqu’à 250 personnes pour 9 €/utilisateur par mois.
Séminaire hybride et l’avantage écologique
Organiser un séminaire hybride offre ainsi un avantage écologique non négligeable, car il permet de réduire la quantité de déplacements en transport aérien et terrestre, qui sont généralement responsables d’une grande partie des émissions de CO2. De plus, grâce à l’utilisation des plateformes virtuelles pour le partage du contenu en direct ou différé, les organisateurs peuvent limiter considérablement l’utilisation du papier et les autres ressources physiques nécessaires pour organiser une conférence ou une réunion traditionnelle.
Cela offre donc non seulement des avantages considérables en matière de flexibilité et d’accessibilité, mais également une solution écoresponsable pour réduire les déplacements et le gaspillage de ressources physiques. En effet, le séminaire hybride est un excellent moyen pour les organisations et entreprises d’adopter une stratégie durable et écoresponsable lors de la planification et l’organisation des conférences ou des réunions.
